Reglas doradas para manejar tu tiempo
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Reglas doradas para manejar tu tiempo

Reglas doradas para manejar tu tiempo

¿Sientes que cada vez tienes más y más responsabilidades, y que el tiempo ya no te da? Estar organizados es clave a la hora de lograr metas, pues si no hay disciplina ni consistencia presente, nunca llegaremos a hacer nada. Recuerda que parte importante del manejo del tiempo es encontrar un BALANCE, como en cualquier otro aspecto de la vida cotidiana. Por ende, aprender a manejar nuestro tiempo no significa poder hacer todo, sino más bien saber distinguir entre lo más importante y lo menos importante, aprender a no sobrecargarnos, y de reconocer cuándo necesitamos un descanso.  

Entonces, ha llegado la hora de organizarte mejor, y aquí te compartiremos algunos tips para que alcances un mejor nivel de planificación: 

  1. Crea un horario/calendario y establece fechas límites 

Lo mejor es que en todo momento lleves contigo una libreta tipo “planner” para que te sientas en control de tus tareas y para que puedas VISUALIZARLO. Es mejor tenerlo físicamente, y en papel, porque así no correrás el riesgo de que se te borre por equivocación y pierdas toda tu información. Además de que te permite ver con anticipación todo lo que tienes pendiente para futuras semanas y meses, y así podrás prepararte mentalmente. También, considera dividir tu agenda en diferentes secciones, incluyendo eventos personales, del trabajo, entre otras categorías, según las necesites. Las fechas límites son esenciales, porque te demuestran la ventana de tiempo en la que puedes completar x tarea, evitando que nunca se llegue a hacer por seguir posponiendo.  

  • Si eres una persona que utiliza al máximo la tecnología, te recomendamos utilizar los calendarios de los correos electrónicos, utilizar los “notes” que los teléfonos inteligentes poseen para que puedas anotar los “to do list” y/o hasta la sección de recordatorios. De igual manera, “Siri” y “Alexa” te pueden ayudar a recordar las tareas importantes, o con fechas de vencimiento según tu calendario. 

  1. Establece prioridades 

Te recomendamos que vayas eliminando lo más urgente primero, para entonces continuar con lo que venga en segundo lugar. Puedes evaluar y categorizar de antemano las tareas que tengas pendientes, y decidir cuáles son: importantes y urgentes, importantes pero no urgentes, urgentes pero no importantes, y no urgentes ni importantes.  

  • Pudiera suceder que todo lo ves urgente y se te hace difícil categorizar las tareas. Para esto, toma en consideración el día y la hora en la que las tareas se deben cumplir. En caso de que haya cosas que aún te confligen, delega o busca ayuda para poderla realizar y, en el peor de los casos, comunica con anticipación que no lo puedes hacer o que necesitas otra fecha para realizar la actividad. 

  1. Pide ayuda  

Recuerda que no tiene nada de malo pedir ayuda, por el contrario, te puede facilitar muchísimas cosas. No significa que vas a dejarle todo tu trabajo a otro, pero sí es importante reconocer cuando no podemos terminar algo y necesitamos ayuda. Es aún mejor que identifiques esta necesidad temprano, porque así los demás tendrían más disponibilidad para ayudarte porque se los avisaste con tiempo. Si es un proyecto en equipo, o que requiere de la participación de varias personas, asegúrate de que se dividan la carga de trabajo equitativamente, o que deleguen las tareas adecuadamente.  

  • El primer paso antes de comprometernos para hacer una tarea es evaluar si tenemos el expertise para realizarla, y si contamos con el tiempo. Decir “sí” es un compromiso que va más allá de quedar bien. En ocasiones, es mejor ser honestos y admitir que no podemos. De esta manera, cuidarás tu reputación como persona y como profesional. 

  1. Identifica tus distracciones  

¿Cuáles son tus distracciones más comunes? Todos tenemos, y no necesariamente afectan nuestra productividad, pero hay ocasiones en que nos limitan en cuanto al manejo del tiempo de una forma adecuada, y es ahí donde nos tenemos que preocupar. Una vez identifiques cuáles son estas distracciones, establece un tiempo durante el cual le estarás dedicando tu atención a este asunto específico. Si aun así se te hace difícil cumplir con lo establecido, te recomendamos buscar ayuda profesional para manejarlo. 

  • Algunos distractores que pudieran afectar el buen manejo del tiempo podrían ser los siguientes: el uso del teléfono, búsqueda de información no relacionada a la actividad pendiente, las redes sociales, reuniones no relacionadas a los objetivos de tu día a día, situaciones personales por atender, entre otras. 

  1. Evalúa qué técnicas de concentración te funcionan 

Para poder manejar nuestro tiempo efectivamente, y aprovechar cada minuto, es importante desarrollar técnicas de concentración o, mejor dicho, de anti-procrastinación. Esto podría ser escuchar música clásica, bloquear ciertas páginas o aplicaciones de nuestro teléfono y computadora por un tiempo establecido, o hasta usar la aromaterapia. Cada persona es distinta, y todos tenemos nuestras propias técnicas para enfocarnos, lo importante es conocer qué te funciona. 

  • Cosas tan simples como la música que tienes de fondo para trabajar o hasta la luz, son claves para no perder la concentración a la hora de hacer un buen uso de tu tiempo. Plataformas como Youtube, Pandora, Spotify, entre otras, tienen canales o estaciones de radio enfocada en música para trabajar. También, existen algunas herramientas que podrían ayudarte a bloquear websites o aplicaciones por un tiempo determinado, tales como: Freedom, Serene, Forest, Cold Turkey Blocker, entre otras.  

Para manejar nuestro tiempo y disponibilidad es importante, antes que todo, sacar tiempo para PLANIFICAR. No hagas las cosas apresuradamente, y tómate el tiempo de analizar y pensar bien tus días. Tu cuerpo y tu mente te lo agradecerán. Ahora bien, no quiere decir que vamos a planificar cada minuto de cada día, porque la vida nos puede sorprender. En este caso, ten una mente abierta y flexible, para que los cambios que puedan surgir en tu horario no te descarrilen.  ¡Es hora de aplicar estas reglas para manejar tu tiempo de manera efectiva! 

 

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